Privacyverklaring
Inleiding
Je privacy is erg belangrijk voor ons. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken. Je vindt in deze privacyverklaring ook meer informatie over je privacyrechten en hoe je ze kunt uitoefenen. Accountantskantoor W&S kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op onze website: https://ws-accountancy.be.
Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals in het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
Deel 1: Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Accountantskantoor W&S.
De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te Pronkenbergstraat 89 te 2550 Kontichmet als ondernemingsnummer 0465.763.514.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Accountantskantoor W&S via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (info@ws-accountancy.be).
Deel 2: Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
2.1 Wettelijke verplichtingen.
A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten(hierna: wet van 18 september 2017).
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).
B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv. BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
22.2 Accountantskantoor W&Smoet kunnen beoordelen of een overeenkomstof dienst kan worden afgesloten.
Voordat Accountantskantoor W&Seen contract sluit, kan het zijn dat het bepaalde gegevens moet verwerken om de aanvraag te behandelen en goed in te schatten of het contract gesloten kan worden en onder welke voorwaarden. Voorbeelden daarvan zijn de gegevensverzameling en -verwerking voor een risicoanalyse en het doorlopen van de cliëntenacceptatieprocedure.
2.3 Accountantskantoor W&S moet een overeenkomstcorrect kunnen uitvoeren.
Als klant bij Accountantskantoor W&S doe je een beroep op een aantalboekhoudkundige en fiscalediensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant en belastingconsulent niet naar behoren uitvoeren.
2.4 Accountantskantoor W&Smoet als bedrijf kunnen functioneren.
Dat wordt ‘gerechtvaardigd belang’ genoemd. Naast de doeleinden die hierboven worden opgesomd, heeftAccountantskantoor W&S als commerciële onderneming nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij let Accountantskantoor W&S erop dat de impact op je privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de gerechtvaardigde belangen van. Zo worden persoonsgegevens verwerkt om klantenhistorieken op te bouwen, contactgegevens bij te houden, voor de facturatie, voor de interne organisatie, etc.
Deel 3: Accountantskantoor W&Sgebruikt gegevens afhankelijk van het doel.
In het kader van de hierboven vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken:
3.1 Gegevens
Om je te IDENTIFICEREN
Naam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, adres, identiteitskaart, klantnummer, rijksregisternummer.
Om je (veilig) te CONTACTEREN
Telefoonnummer, e-mail, adres, taal.
Je klantenprofiel
Een historiek van je financiële informatie en onze voorbije adviezen.
Om onze WETTELIJKE en CONTRACTUELE VERPLICHTINGEN na te komen
voornaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer, beroep, gegevens partner, etc.
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: loonfiches, kinderen, onroerende goederen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens, allerlei inkomsten, etc.
Accountantskantoor W&S verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.
De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.
3.2 Wat jij onze Accountantskantoor W&S-medewerker vertelt, kan worden verwerkt.
Als je contact hebt met een medewerker van Accountantskantoor W&Sin een kantoor, via telefoon, via e-mail, … kan het zijn dat datgeregistreerdwordt:
om een contactoverzicht op te bouwen,
om een (kort) verslag te hebben van het contact,
als herinnering voor taken die onze medewerker nog moetuitvoeren.
Ook als je nog geen klant bent, kan Accountantskantoor W&S de informatie die je meedeelt, opslaan. Die informatie kan dan later gebruikt worden wanneer je klant wordt. Op die manier wil Accountantskantoor W&S vermijden dat je altijd opnieuw dezelfde informatie moet meedelen of dezelfde vragen moet beantwoorden. Zo kan ook de continuïteit in de dienstverlening voor jou verbeterd worden.
3.3 Schriftelijke Accountantskantoor W&S-correspondentie wordt nauwgezet bewaakt.
Correspondentie met medewerkers in hun hoedanigheid van Accountantskantoor W&S-medewerker (kantooradres, kantoorfax, e-mailadres …) wordt verondersteld professioneel te zijn, en kan dus worden ingekeken in het kader van:
hun opdracht,
bewijsvoering,
controle op de werkplek,
beveiliging,
fraudebestrijding,
optimalisatie en/of continuïteit van de dienstverlening.
Deel 4: Ontvanger van gegevens (verwerkers)
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
Het kantoor doet een beroep third service providers:
Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal
Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, advocaten, andere consultants, sociale secretariaten,…)
ICT(-beveiliging-) dienstverleners
bedrijven voor digitale archivering en ontsluiting van informatie
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van ute verdedigen en/of te beschermen.
Deel 5: Bewaringstermijn
Accountantskantoor W&S gebruikt je persoonsgegevens als hetdaarvoor een duidelijk doel heeft. Als Accountantskantoor W&S geen doel meer heeft, verwijderen we de gegevens. Uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.
5.1 Persoonsgegevens die wij moeten bewaren cfr. de Wet van 18 september 2017
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
5.2 Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet. Voor de uitoefening van onze rechten kan dat langer zijn.
Persoonsgegevens van mogelijke nieuwe klanten gebruikt Accountantskantoor W&S gedurende 5 jaar tenzij er in de tussentijd een contact was met de prospect. Dan gaat een nieuwe termijn van 5 jaar in. De prospect kan wel steeds vragen om zijn persoonsgegevens te verwijderen.
Deel 6: Beveiliging en vertrouwelijkheid
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.
Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.
6.1 Niet iedereen krijgt jouw gegevens te zien bij AccountantskantoorW&S
Alleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens, en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen. Binnen Accountantskantoor W&S worden je persoonsgegevens in principe enkel verwerkt en geraadpleegd in volgende gevallen:
als je een contractuele relatie of contacten hebt, had of wilthebben,
als de tussenkomst vereist is voor de levering of de nazorg vandiensten,
voor het vervullen van wettelijke vereisten of vereisten die opgelegd zijn door toezichthouders of voortvloeien uit verwachtingen van deugdelijk bestuur,
voor het voorkomen van fraude(van medewerkers en klanten), inclusief witwasbestrijding.
De personen die je gegevens kunnen raadplegen zijn bovendien gebonden aan een strikte beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften naleven om de vertrouwelijkheid te verzekeren van jepersoonsgegevens, en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.
6.2Accountantskantoor W&S neemt concrete maatregelen om je gegevens te beveiligen.
Accountantskantoor W&S ziet erop toe dat er strikte regels worden gevolgd en dat de betrokken verwerkers:
alleen over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om hun opdrachten uit te voeren,
zich tegenover Accountantskantoor W&Shebben verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten.
Accountantskantoor W&S kan niet aansprakelijk worden gesteld als die verwerkers (in overeenstemming met de wetgeving) persoonsgegevens van klanten bezorgen aan lokale autoriteiten of als er zich bij die verwerkers, ondanks de maatregelen die ze hebben genomen, incidenten voordoen. AccountantskantoorW&S ziet er op toe dat de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast binnen het kantoor. Accountantskantoor W&S ziet er ook op toe dat de gepaste maatregelen genomen wordenom de gegevens van rechtspersonen te beschermen. Accountantskantoor W&S neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden, of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden. De Accountantskantoor W&S-websitekanlinks naar websites of informatie van derden bevatten. Accountantskantoor W&S controleert die websites of die informatie van derden niet. De aanbieders van die websites of informatie kunnen hun eigen privacy beleid hebben. We raden je dan ook aan om die door te nemen. Accountantskantoor W&Sis niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites, het gebruik ervan of het privacy beleid van die websites.
6.3 AccountantskantoorW&S gaat niet zomaar in op vragen van derde partijen.
Omdat Accountantskantoor W&Szijn discretieplichten de privacywetgeving moet naleven, kan het enkel antwoorden op vragen van derden als die gebaseerd zijn op (i) een wettelijke bepaling of een wettig belang, (ii) die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, of (iii) met de toestemming van de betrokkene. In het laatste geval raadt het zelfs aan om de gegevens bij de betrokkene zelf op te vragen. Accountantskantoor W&Skan niet aansprakelijk worden gesteld als de rechtmatige ontvangers van gegevens, (conform (in het buitenland) geldende wettelijke verplichtingen) persoonsgegevens van klanten of van rechtspersonen aan lokale autoriteiten moeten voorleggen of onveilig behandelen.
Deel 7: Je hebt recht op je privacy.
Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken
7.1 Persoonsgegevens die wij moeten bewaren cfr. de Wet van 18 september 2017
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevensvan toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben opde verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).
7.2 Alle andere persoonsgegevens
Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen metons kantoor via e-mail (info@ws-accountancy.be) of ons postadres.
Deel 8: Klachten
Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel+32 (0)2 274 48 00
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be